Case-Study: Zeit sparen dank N8N Workflows
Mehr Zeit für Kreativität. weniger Chaos in der Projektvorbereitung für die Erfurter Filmagentur „Very&“
Ausgangspunkt: Wenn Leidenschaft wächst, wachsen auch die Prozesse
Was ursprünglich als Zusammenarbeit zwischen zwei Studienfreunden begann entwickelte sich über die Jahre zu einer etablierten Film- und Werbeagentur aus Erfurt mit dem Namen Very&. Das Team produziert mit hohem Qualitätsanspruch, viel Herzblut und dem festen Ziel, Geschichten zu erzählen, die Menschen erreichen und im Gedächtnis bleiben.
Doch mit jedem neuen Kunden und jedem neuen Projekt entstand auch etwas anderes: mehr organisatorischer Aufwand.
Neue Projekte kamen hinzu, die Produktionsabläufe wurden komplexer und die Zahl der beteiligten Personen stieg. Was früher problemlos über Zuruf oder persönliche Abstimmung funktionierte, entwickelte sich zunehmend zu einem Engpass.
„Wir lieben kreative Arbeit. Aber irgendwann haben wir festgestellt, dass wir immer mehr Zeit damit verbringen, Projekte vorzubereiten, statt sie umzusetzen“,erzählen uns die Gründer Lucian Engelbrecht (links) und Jonas Turtschan (rechts).
Nach jedem gewonnenen Auftrag mussten Aufgaben definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt, Ordnerstrukturen angelegt, Vorlagen vorbereitet und Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden. Vieles geschah manuell und basierte auf Erfahrungswissen einzelner Teammitglieder.
Die Folge: Wiederkehrende Aufgaben wurden immer wieder neu organisiert, anstatt nach einem klaren Prozess abzulaufen.
Mit der Frage
„Wie können wir unsere Projektvorbereitung so organisieren, dass wir weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit mit kreativer Arbeit verbringen?“
wandte sich Very& an PressKI.
Der erste Schritt: Unsichtbare Reibungsverluste sichtbar machen
Wie bei vielen Projekten stand am Anfang nicht die Technologie, sondern das Verständnis der tatsächlichen Arbeitsweise.
Gemeinsam mit dem Team von Very& analysierte PressKI zunächst den kompletten Ablauf eines neuen Kundenprojekts:
Was passiert, sobald ein Auftrag gewonnen wurde?
Welche Personen müssen eingebunden werden?
Welche Aufgaben entstehen daraus?
Dabei wurde schnell deutlich, dass viele Aufgaben zwar regelmäßig wiederkehrten, jedoch nie als klar definierter Prozess dokumentiert worden waren.
Zu den größten Zeitfressern gehörten:
- Manuelles Anlegen von Projekten in ClickUp
- Manuelles Erstellen von Google-Drive-Ordnerstrukturen
- Übertragung von Kunden- und Projektdaten zwischen mehreren Systemen
- Erstellung von Aufgabenlisten und Unteraufgaben
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Verknüpfung von Dokumenten, Vorlagen und Kalkulationen
Der entscheidende Befund war jedoch ein anderer:
Nicht die fehlende Automatisierung war das eigentliche Problem.
Das eigentliche Problem war, dass viele Abläufe bislang nicht als Prozesse gedacht wurden.
Genau dort setzte die Zusammenarbeit an.
Um diese Fragen zu beantworten, vereinbarten wir einen gemeinsamen Workshop. In einer kompakten Session von rund zwei Stunden legten wir die Grundlage für das spätere Projekt
Von der Herausforderung zur Lösung: Prozesse vor Automatisierung
Bevor auch nur ein einziger n8n-Workflow entwickelt wurde, arbeiteten PressKI und die Agentur gemeinsam daran, die Projektabläufe in nachvollziehbare Prozessschritte zu übersetzen.
Dabei wurden unter anderem folgende Fragen beantwortet:
- Welche Informationen müssen bei jedem Projekt vorliegen?
- Was für Aufgaben entstehen bei unterschiedlichen Projektarten?
- Wer ist beteiligt?
- Welche Arbeitsschritte bauen aufeinander auf?
- Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, bevor der nächste Schritt starten kann?
Aus vielen individuellen Arbeitsweisen entstand nach und nach eine einheitliche Prozesslogik:
Wenn A passiert, muss automatisch B folgen.
Erst nachdem diese Regeln definiert waren, konnte die technische Umsetzung beginnen.
Das Zielbild war klar:
Sobald ein neuer Auftrag gewonnen wird, soll das komplette Projekt-Setup automatisch entstehen – ohne manuelle Projektanlage, ohne Copy-Paste-Arbeit und ohne organisatorischen Leerlauf.
Parallel dazu hatte man in den vergangenen drei Jahren eine hochwertige Web-Academy aufgebaut. Sie enthielt leicht verständliche Beschreibungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Großteil aller Supportfragen. Das Problem: Die Kunden nutzten dieses Angebot kaum. Statt selbst nach einer Lösung zu suchen, wandten sie sich fast immer direkt an den Support.
Wie sah das Setup aus?
Für die Umsetzung entschied sich PressKI für eine Automatisierung auf Basis von n8n, die die wichtigsten Systeme der Firma miteinander verbindet: HubSpot, Google Drive, Google Sheets und ClickUp.
Sobald ein neuer Auftrag in HubSpot gewonnen wird, startet der Workflow automatisch. Er legt die passende Ordnerstruktur in Google Drive an, erstellt Kunden und Projekte in ClickUp und verknüpft sämtliche relevanten Informationen miteinander.
Anschließend werden Kalkulations- und Projektdaten ausgelesen und ausgewertet. Auf dieser Grundlage erkennt das System automatisch den Projekttyp und erstellt die passende Projektstruktur mit allen erforderlichen Aufgaben, Unteraufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitbudgets. Wie bei einer Kettenreaktion werden die einzelnen Tasks nach und nach durch N8N durchgeführt.
Besonders wichtig: Der Workflow berücksichtigt unterschiedliche Projektarten, Drehtage und Ausspielformate. Dadurch entsteht für jedes neue Projekt innerhalb weniger Sekunden eine vollständig vorbereitete Arbeitsumgebung – inklusive aller relevanten Verknüpfungen, Vorlagen und Projektinformationen.
Was zuvor manuell vorbereitet werden musste, läuft heute weitgehend automatisiert im Hintergrund ab. Das Team kann dadurch unmittelbar mit der eigentlichen Projektarbeit starten, anstatt wertvolle Zeit in organisatorische Vorbereitungen zu investieren.
Das Ergebnis: Schnellere Projektstarts, weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kreativität
Bereits kurz nach der Einführung zeigte sich der Mehrwert deutlich.
Projektstarts, die zuvor zahlreiche manuelle Schritte erforderten, können heute nahezu vollständig automatisiert vorbereitet werden.
Das Team von Very& profitiert unter anderem von:
- deutlich weniger administrativem Aufwand
- konsistenten Projektstrukturen
- weniger Fehlerquellen
- schnelleren Projektstarts
- klaren Verantwortlichkeiten
- höherer Transparenz im gesamten Projektverlauf
Vor allem aber gewinnt das Team etwas zurück, das in kreativen Unternehmen besonders wertvoll ist:
Zeit.
Zeit für bessere Konzepte.
Zeit für Kunden.
Zeit für kreative Arbeit.
Die beiden Gründer und ihr Team waren begeistert:
„Rückblickend betrachtet hätten wir uns schon viel früher mit unserer Arbeitsweise auseinandersetzen müssen, das hätte uns einiges an Zeit und Nerven gespart. Durch die Zusammenarbeit mit dem Team von PressKI ist uns klargeworden, wie wichtig effiziente Workflows seien können.“ Jonas Turtschan und Lucian Engelbrecht über die Zusammenarbeit mit PressKI
Die Zusammenarbeit mit Very& zeigt eindrucksvoll, dass Automatisierung oft nicht mit Technologie beginnt, sondern mit einer neuen Denkweise.
Wer beginnt, sein Unternehmen in klaren Prozessen zu betrachten, schafft die Grundlage für nachhaltige Effizienzgewinne.
Denn die wertvollste Aufgabe von Technologie ist nicht, Menschen zu ersetzen.
Sondern ihnen mehr Zeit für das zu geben, was sie wirklich lieben und am besten können. Genau dafür entwickelt PressKI Automatisierungen: damit Teams weniger Zeit mit Verwaltungsaufwand verbringen und mehr Zeit für echte Wertschöpfung haben.